Gemeente Doetinchem succesvol overgegaan naar virtuele telefoniecentrale - Triple P

Gemeente Doetinchem succesvol overgegaan naar virtuele telefoniecentrale

Triple P is sinds 2006 de ondersteunende partner van de gemeente Doetinchem voor telefonie diensten. De ICT van Gemeente Doetinchem is onderdeel van een gemeentelijke regionale samenwerking met daarin 5 gemeenten 8 overheid gerelateerde organisaties met in totaal 1750 werkplekken. In de ICT samenwerking is besloten om ook telefonie als dienst te gaan leveren.

Gemeente Doetinchem benaderde Triple P om te ondersteunen bij het overzetten van de oude telefooncentrale van Doetinchem en Doesburg naar een virtuele centrale met gebruik van IVR (Interactive Voice Response) en Mitel MiCollab, waarmee smartphones geïntegreerd kunnen worden met de telefooncentrale. Hierdoor kunnen medewerkers met een toestel werken in plaats van een DECT en een smartphone en kan er op kosten voor toestellen en beheer worden bespaard.

Projectleider Ernst Vetketel en beheerders Bert Broekhof en Frank Dellemann van Gemeente Doetinchem waren direct betrokken bij de samenwerking met Triple P. De overgang naar de nieuwe telefonieomgeving is probleemloos verlopen. De planning is ook ruimschoots gehaald.

Frank: Het grote voordeel was dat er een virtuele centrale naast de bestaande centrale gezet kon worden die we al helemaal konden inrichten. Daarna was het een kwestie van de poorten open zetten. We kwamen daardoor niet voor verrassingen te staan. Het is een enorme plus dat medewerkers tijdens de “big bang” niets hebben gemerkt.

Naast het omzetten van de centrale is er ook kennis overgedragen aan de telefoniebeheerders inzake nieuwe technologie van Mitel en er is advies gegeven over de inrichting van de centrale voor het gebruik door meerdere organisaties.

Ernst: Toen het traject in Doetinchem was afgerond hebben we gemeente Doesburg overgezet van de oude centrale van Doesburg naar de nieuwe Mitel omgeving. In plaats van een eigen centrale maakt Doesburg nu gebruik van dezelfde centrale als Doetinchem. Bert en Frank hebben het traject van Doesburg nagenoeg zelfstandig uitgevoerd met een klein stukje ondersteuning bij de overgang/migratie door Triple P. De samenwerking en de kennisoverdracht verliep heel goed.

Op dit moment zijn er 2 gemeenten live via het SaaS-model beheerd door ICT-samenwerking met Gemeente Doetinchem als host. De volgende organisaties zullen we stap voor stap uitgerold gaan worden. De omgeving wordt volledig beheerd door de eigen organisatie met derdelijns support van Triple P.

Bert: De professionaliteit in de samenwerking met Triple P en de toegankelijkheid sprongen er het meeste uit. De laagdrempeligheid was erg positief, we konden de medewerkers van Triple alles vragen, ze kwamen er altijd op terug. Ze waren echt nergens te beroerd voor. Dit was heel prettig samenwerken.