Gemeente Doetinchem - Triple P

Gemeente Doetinchem

De samenwerking tussen Gemeente Doetinchem en Triple P is inmiddels al van lange duur. In 2006 heeft Triple P vanuit OT 2006 een Mitel telefooncentrale geïmplementeerd. Sindsdien is Triple P de ondersteunende partner van de gemeente Doetinchem voor telefonie diensten. De ICT van Gemeente Doetinchem is onderdeel van een gemeentelijke regionale samenwerking met daarin 5 gemeenten 8 overheid gerelateerde organisaties met in totaal 1750 werkplekken. In de ICT samenwerking is besloten om ook telefonie als dienst te gaan leveren.

In 2016 vroeg Gemeente Doetinchem Triple P om te ondersteunen om de oude telefooncentrale van Doetinchem en Doesburg om te zetten naar een virtuele centrale met gebruik van IVR (Interactive Voice Response) en Mitel MiCollab, waarmee smartphones geïntegreerd kunnen worden met de telefooncentrale. Hierdoor kunnen medewerkers met een toestel werken in plaats van een DECT en een smartphone en kan er op kosten voor toestellen en beheer worden bespaard.

Naast het omzetten was het tweede doel om de telefonie beheerders op te leiden in de nieuwe technologie van Mitel en om te adviseren over de inrichting van de centrale voor het gebruik door meerdere organisaties. Hier is veel tijd en aandacht aan besteed; er is veel kennis overgedragen door Triple P naar de medewerkers van Gemeente Doetinchem.

Projectleider Ernst Vetketel en beheerders Bert Broekhof en Frank Dellemann van Gemeente Doetinchem waren direct betrokken bij de samenwerking met Triple P. De overgang naar de nieuwe telefonieomgeving is probleemloos verlopen. De planning is ook ruimschoots gehaald.

Frank: Het grote voordeel was dat er een virtuele centrale naast de bestaande centrale gezet kon worden die we al helemaal konden inrichten. Daarna was het een kwestie van de poorten open zetten. We kwamen daardoor niet voor verrassingen te staan. Het is een enorme plus dat medewerkers tijdens de “big bang” niets hebben gemerkt.

 

Succesvolle overgang naar virtuele telefoniecentrale

Naast het omzetten was het tweede doel om de telefonie beheerders op te leiden in de nieuwe technologie van Mitel en om te adviseren over de inrichting van de centrale voor het gebruik door meerdere organisaties. Hier is veel tijd en aandacht aan besteed; er is veel kennis overgedragen door Triple P naar de medewerkers van Gemeente Doetinchem.

Ernst: Toen het traject in Doetinchem was afgerond hebben we gemeente Doesburg overgezet van de oude centrale van Doesburg naar de nieuwe Mitel omgeving. In plaats van een eigen centrale maakt Doesburg nu gebruik van dezelfde centrale als Doetinchem. Bert en Frank hebben het  traject van Doesburg nagenoeg zelfstandig uitgevoerd met een klein stukje ondersteuning bij de overgang/migratie door Triple P. De samenwerking en de kennisoverdracht verliep heel goed.

Door het gebruik van MiCollab kunnen medewerkers inmiddels zelf alles instellen, bijvoorbeeld welk toestel ze gebruiken en wanneer ze bereikbaar zijn. DECT toestellen blijven in het portfolio om kosten te besparen voor medewerkers die vanuit hun functie geen smartphone met mobiel abonnement nodig hebben.  Door MiCollab ook op de werkplek te gebruiken  maakt het niet uit of een medewerker een smartphone of een DECT toestel gebruikt, hier kan hetzelfde beleid op gevoerd worden.

Telefonie wordt vanaf 2017 als dienst vanuit aan de ICT samenwerking geleverd. Er maken nu twee gemeenten gebruik van dezelfde centrale. Bijna alle andere organisaties in de ICT samenwerking wensen er ook gebruik van te maken. De omgeving wordt volledig beheerd door de eigen organisatie met derdelijns support van Triple P.

Bert: De professionaliteit in de samenwerking met Triple P en de toegankelijkheid sprongen er het meeste uit. De laagdrempeligheid was erg positief, we konden de medewerkers van Triple alles vragen, ze kwamen er altijd op terug. Ze waren echt nergens te beroerd voor. Dit was heel prettig samenwerken.